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实施ERP过程中制度的建立

2015/8/13 20:26:43 点击：

实施ERP过程中制度的建立

ERP项目管理最终体现在制度及文字记录上，正所谓没有规矩不成方圆，而规矩的建立也有赖于文字的记录。下面是有关会议制度、培训制度、操作制度及问题反馈制度等建议。

1. 会议制度
ERP实施会议是实施过程中必不可少的一部分，通过ERP的实施会议可以辅助控制整个ERP实施的进度，协调相关人员，讨论和解决实施过程中遇到的问题但会议也不可过多过泛，错误的时间错误地讨论了错误的内容或许会适得其反。那么会议制度应该包括哪些内容呢？

1.1. 会议的组织制度
1.1.1. 即规定：什么时间在什么地开什么会议由哪些人参加ERP的会议其实主要包括两种，一种是固定的问题讨论总结或汇报会议，另一类是临时性专为解决某一问题而设的会议。
1.1.2. 对于前者，然应该对会议的议程做出一定的规范。常见的这类会议包括：周/月/季的ERP实施总结会议不同的时间需要不同的人参与，对于部门主管经理每周应参加一到两次相关议题的协调会议，而对工厂高级管理人员，每两周一次的总结最好能亲自出席ERP的实施。ERP被称之为一把手工程，但一把手也不一定有太多的时间顾及到，如何有效的利用一把手的时间是个问题。所以会议也不是多多益善，过于密集的会议只会让人厌烦。同时请注意：会议必须减少不必要的参加人员，以节约时间成本。

1.2. 会议的文件组织
召开会议也就必须涉及到三种文档的编写：会议通知、会议记录以及由会议讨论内容所形成的正规程序文件。切记：任何会议都需要有相关文档支持，否则就是空谈。

1.3. 会议通知
会议通知应包括如下内容：什么人何时参加哪类会议，会议主题是什么，主题的简单介绍让用户做到有备而来，同时会议通知也应考虑到该知会哪些领导，让领导对会议的议程有所了解，并安排相关人员出席。

1.4. 会议记录
常被忽略的一项会议记录内容就是签到。我们参加会议常遇到的问题就是迟到，八钟开会九钟到，十钟开始做报告，可因为一个人的问题而耽误大家的时间，是不合理的。会议签到是有效防止这类问题的方法之一。会议中讨论了什么内容、如何对问题进行分析规划的、做出了哪些结论这些内容都应该一一说明。

1.5. 会议内容的执行制度
会议内容的执行也是会议的重要组成部分，会开了却没有效果，这样的会议还会有谁参加？除了会议记录以外，会议的内容也要形成正规的操作指引来指导用户进行工作同时还应在后续的会议中不断总结和纠正执行过程中的问题，使之达到预定的目的。和操作手册不同的是，会议记录的操作指引是针对某个特定的问题，他规定了该问题的解决方法、参与人员、完成时间以及需要达到的效果，该文档也常与会议记录合并为一个文档。

2. 培训制度
对于整个实施的过程来说ERP的实施培训也是必不可少的，培训的内容包括规章制度的宣导、ERP理念的宣导一直到ERP操作的指导培训，可以说培训贯穿ERP实施的整个过程。什么时间什么人员应该参加哪类培训，这也是在实施初期需要给以规定的，系统的培训可以加快整个实施的过程，有效的培训是ERP实施成功的主要因素之一。
培训也就会涉及到培训的文档，可以将培训资料分为以下五部分：
2.1.1. 培训计划实施前便需要从全局考虑的问题，该如何培训，如何达到最佳的效果，需要通过哪些步骤，每培训的目的是什么？
2.1.2. 培训教材（文字性的说明）说明文件主要讲解培训中遇到的概念性的问题，比如什么叫ERP、MRP、库存管制等等，简洁的文字描述能让用户有一个初步的了解培训教材中也应该包括图型化的流程说明（即流程图），简要介绍整个操作过程和步骤。
2.1.3. 培训教材（演示文件）可以用Powerpoint制作演示文件，图形生动，加上说明，才能吸引用户的注意力。
2.1.4. 培训教材（操作演示）屏幕录像软件是个极好的工具，对于大部分简单的操作我们可以把整个操作过程分步骤的录下来，用户到了某个步骤不清楚下一步该如何进行时便可以通过该软件查看----这类教材尤其适合与实施初期的操作指导培训。有条件的用户可以制作这样的培训教材。
2.1.5. 培训记录。培训记录包括培训的人员、老师、培训的内容（包括教材资料），

3. 实施操作制度(文档制度)
这里所说的实施操作制度是指指导系统操作的文件，不同的公司有不同的问题反馈解决方法，这就需要您在实际的工作中予以思考并制定相应的制度。
规章制度的提前制定也有利于对ERP系统的考核。归纳一下，至少应该包括如下几个部分：

3.1. 文件总纲
3.1.1. 规定系统应该包括哪些文档，以及文档的内容和作用
3.2. 系统角色、职权、职责设定文档
这类文档主要包括：
3.2.1. 系统授权手册：说明哪些人需要授权、授予什么权利、作用是什么、由谁批准、由谁执行该操作等。
3.2.2. 系统信息需求手册：用户需要哪些报表或需要增加哪些功能时需要填写哪些文件，文件中同时应解释报表的格式和作用实际的操作过程中，用户的需求也是不断变化的，该文件也可以促使用户思考要求的合理性。
3.2.3. 故障报告手册：该手册中需要记录发问题时应该如何报告、对已报告问题的记录、问题登记/解决的时间方法以及导致该问题的原因、预防措施等。
3.2.4. 用户支持手册、用户的培训记录。

3.3. 系统完整性安全性设定文档
该部分文件主要介绍系统的日常维护和备份制度，它包括：
3.3.1. 系统日常维护手册何时检查系统日志、何时检查ERP系统状况（数据流量、数据库大小、磁盘空间等）。
3.3.2. 系统备份手册系统备份包括哪些层次，何时进行哪一层次的系统备份，如何备份，如何恢复等同时该文件也给日后的系统升级及故障恢复做了铺垫。
3.3.3. 系统安装设定手册。系统的安装包括两部分：服务器端的安装和客户端的安装服务器端的安装。主要是为了防止万一系统崩溃时如何从原安装盘恢复，从原盘的安装恢复与备份恢复略有不同，而客户端的安装则可以属于日常维护的一部分。
3.3.4. 系统故障处理手册。发生系统故障时应该如何处理，对于每次的系统故障应给予记录。大型的ERP系统系统故障处理手册应按ERP系统、操作系统、硬件系统三大部分进行分类，而硬件系统更应该注明硬件维护/维修/保障服务公司的联络方法。

3.4. 系统业务流程
主要指系统的操作手册，严格意义上讲操作手册包括两大部分：
3.4.1. 部门级的操作手册该手册由各部门自行编写，主要是结合本部门的实际操作进行编写。
3.4.2. 全局性的操作手册该手册按系统功能模块进行编写，同一个系统功能模块的操作可能会涉及到不同的部门，该文档必须从全局的角度出发，规定各部门应该如何相互配合。该文件还需要指出交接的程序和表单包括哪些，这是整个文档中最重要的部分，由项目小组统一编写。

3.5. 资料的修正程序
这里把资料的修正程序单独列出的原因在于错误的资料对ERP系统的影响往往及其巨大，比如说系统的参数设置错误甚至能导致系统崩溃，而资料与资料间往往相互关联，牵一发而动全身。对于资料的修正，一般由ERP系统维护人员负责，但对资料的修正必须经过相关人员的签字确认。该程序包括三大部分：
3.5.1. 系统参数设定的修改该部分主要是指导ERP系统维护人员对ERP系统参数设置的修订，对这部分参数的修订影响到的不仅仅是几个资料，设置错误的参数或错误的步骤有可能会影响整个系统。对系统参数的修改前，需要对ERP系统进行资料备份。
3.5.2. 模块参数的修改该部分内容同样由ERP系统维护人员负责，如对制造模块的工厂控制或分销模块中的采购控制功能的调整。对ERP系统进行流程重组等模块参数的修改不同于系统参数的修改，文档中应指明修改后对用户操作的影响有哪些，操作上应如何调整，完成参数调整后还需要对哪些文档的操作进行修正等。
3.5.3. 基础资料的修正基础资料是指影响到其它模块/程序运作的资料，如料件资料、仓库资料、工艺流程资料等等。以料件资料为例，需要修改料件的库存单位时影响到的就不仅仅是维护料件中的库存单位，而且包括库存数据库存单位为公斤时，库存资料100表示100公斤，如果将库存单位更改为克时，库存资料应该相应的乘以1000。一般应避免这种与全局有关的资料修改。
3.5.4. 对于维护ERP资料进行业务流程相关操作时出的错误，如收错P/O、开错生订单等，该错误不影响到其它系统运作时，可以将错误的修正流程在部门级的操作手册中予以说明。

4. 问题的反馈制度
问题的反馈也是ERP实施过程中常遇到的问题，用户往往在发了问题以后便停留在那不予处理和反映，或者自己尝试解决，但用户的权限或能力往往不能达到要求，这样只能使问题越来越大不同的公司有不同的问题反馈解决方法，这就需要您在实际的工作中予以思考，并制定相应的制度。实际的操作中还有一种比较特殊的问题反馈，即软件或实施的问题向软件供货商的反馈，这类问题的反馈和解决程序也属于考查供货商的一部分，实施了ERP系统以后也应规范管理ERP系统人员对ERP系统问题的反馈，不能因故延误。

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