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ERP项目分析业务流程的重要性

2014/10/20 20:49:46 点击：

不少企业实施 ERP系统 项目的一个目的就是：“规范管理”。所谓规范管理，实际上就是规范企业的业务流程；做任何一项工作都有规矩可循，不因人而异。其实，早在MRP II阶段就有文献指出，信息化管理是一种“规范化系统（formal system）”，而“从不规范到规范”是一场深刻的管理革命。不要小看“规范管理”这简单的4个字，学问可大了。

        规范业务流程是从描述现有的业务流程入手的，进而根据竞争形势的需要，经过分析，找出现有流程中存在的问题，并根据影响竞争力的大小，需要解决的迫切程度，分别主次；在诊断和因果分析的基础上，设计理想的业务模式和流程方案，经过反复评议，付诸实现，并在实践中监控，并不断优化，实现业务流程重组（BPR）。业务流程管理（business process management，BPM）就是运用IT技术来辅助流程管理，完成业务流程的描述、分析诊断、设计、建模、实施监控和优化；它不是简单的工作流（work flow）概念，不是仅仅说明工作顺序而已。随着企业内外环境和竞争形势的变化，业务流程需要不断改进，BPM将成为浙江ERP系统项目上线后值得关注的一个应用领域，国内已有不少企业在开始应用。在美国Hammer教授提出BPR的概念的同时，德国Scheer教授开发了BPM系统，用IT技术来支持BPR理念，提供一套科学的方法。

        任何结果都是经过一定的流程得出的。如果流程是规范的，得出的结果一定是可信的。回想我国历史上出现的一些怪异现象，如大跃进时的亩产万斤田，中央领导受地方干部玩弄调粮游戏，造成“处处粮满仓”假象的蒙骗，都是只看到结果，不清楚过程（或为自保而不说）。“结果”是一种信息，但不等于信息流程。依据不实的结果做决策，没有不出问题的；国家是如此，企业也是如此。咨询公司在为企业分析业务流程时，经常会发现一些部门报表的数字来源不清，数据流是断裂的，掺杂许多“人工合成”的因素，难以说明数字的可信度。

        有一个极其典型的例子：一家企业自己感觉经过一个时期的努力，交货期已经压缩得非常短了，于是想再用BPM系统做进一步优化。但是万万没有想到，通过BPM系统分析的结果，说明这家企业的实际的交货提前期根本不是原来所理解的数字，还远远要长得多。这个事件令人感触很深，说明如果我们不会从业务流程来分析问题，很多结论可能根本就是虚假不实的。当人们沾沾自喜地欣赏下面报来报表上的“成绩”时，很可能这个“成绩”根本就不存在。

         有一种提法说：“财务是ERP核心的核心”，这种认识，扭曲了浙江ERP系统的真正意义。企业ERP系统的核心思想是信息集成，在一个信息集成的系统中，从流程的角度来理解，各个子系统都是相互依存、相互作用的，不需要抢山头，没有谁是核心的问题。在企业的业务流程中，财务是后续流程。如果不开展销售、生产和采购这些业务（先导流程），财务信息就成了无源之水。财务报表反映的是一个时期企业经营状况的结果，是在一定的会计期末向企业外部公开发布的信息。这里的关键词，一个是“结果”，一个是“期末”，既不能反映“过程”，又不能做到“实时”。出现这种认识上的偏差，除了某些商务因素外，主要还是缺少“流程”的概念。

        提出“精益生产”概念的《改造世界的机器》一书的作者James Womack 在2005年7月一次对Supply Chain Management Review 网站的访谈中谈到他去日本丰田汽车公司的感受，他说：“他们（指丰田管理层）时时刻刻研究的是：流程，流程，流程。他们有确切描述流程的能力、分析流程的能力、改进流程的能力；他们是卓越的流程经理。” Womack的结论是：“所有生活中的价值都是某一种流程的结果”。这番话，很值得我们深思；我们有些管理层就是缺少对流程的认识和上面说的几种“能力”。
在谈到精益生产时Womack说到：“什么是对客户最佳服务的流程？从客户需求出发、作为一项面向流程管理来思考，使之成为每日生活的一部分。”非常明确地指出实现精益生产就是要从流程分析入手；业务流程是由无数作业顺序组成的，其中有为客户和企业带来双赢价值的“有效作业”，和增加成本但不创造价值的“无效作业”或浪费；而判断流程是否合理的唯一标准就是“提供客户最佳服务”，为客户和企业创造双赢价值。

        是应当非常重视业务流程是时候了；建设节约型社会，也同样需要重视流程，分析流程。在这方面，我们的认识可能已经滞后了，要不要业务流程重组（BPR）的问题，在许多企业里，认识上还存在分歧，问题还是我们不懂得分析业务流程的必要性和重要性。所谓软件“水土不服”，不仅进口软件有，国产软件又何尝没有，一个软件是不是“服水土”，说到底，就是它的流程是否符合市场竞争和企业的要求。

         世界银行在上一世纪对国内一些技术改造援助项目（许多是机械行业），都要求在技术改造的同时，实现信息化管理以充分发挥技术改造的潜力，并指定经过审核有资质的咨询公司为企业做流程分析。那时一些上MRP II项目的企业，都是从流程分析入手的，写出的企业流程分析报告就是厚厚一大摞。我们不需要走形式，但是其中一些有益的经验和做法，还是值得应当认真汲取。

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