ERP的标准化实施（简版）-杭州涵湛软件有限公司

ERP的标准化实施（简版）

2015/10/25 10:39:47 点击：

一、参观工厂
•    时机
合同签订后，项目开始正式启动
•    检查项目
售前的相关记录文件,找到当初客户的问题以及相关解决方式.
•   作业程序
参观的主要目的是使为了企业的实际流程“套”到系统里边，也就是他们手工下的单据在系统里边怎么体现。
1、参观工厂、仓库、车间
Ⅰ、工厂：是否有多个工厂，工厂之间流程扭转情况
   如果有多个工厂,并且每个工厂都有车间,那最好在仓库和车间编码方式首位体现工厂,这样好区别工厂之间的扭转
Ⅱ、仓库：物品存放状况，是按照物品的种类还是仓库的位置
     例如：机械加工企业原材料钢材并没有放在实物仓库，而是直接放在露天，那就要注意需要在系统建仓库体现钢材的数量；
   如果企业里边在存放有库位管理,因为ERP系统里边没有做库位管理,要跟客户进行沟通,最好用仓库里体现,这就是我们参观的目的,能做到什么程度,实际流程跟系统相配套.
Ⅲ、车间：车间工序之间转移
    在参观车间工序的时候,一般要注意几种情况:
① 很多半成品在生产加工过程中，直接放在车间里，在参观车间的时候，问一下工作人员，哪些产品是需要单独核算库存、成本，直接销售或者采购的，这些物料就需要单独建立品号信息，需要走入库、领料流程，在产品结构里边体现。
② 在车间询问工人领用工具的方式，有些企业通过工具的领用来考核工人，例如给一个钻头标准生产10个半成品或者产成品，那这个时候就需要把钻头建立到BOM里边，主件信息是半成品或者产成品，钻头是子件信息，组成量是1，底数是10，根据实际情况确立损耗率；
③ 咨询生产过程中的领料方式,生产制造企业一般分为两种领料方式,一种是领料制度,就是车间工人根据需要生产需要的领用的数量直接去仓库领用,一种方式是备料制,仓库人员根据车间需求,自己先把今天或者这段时间需要领用物品的种类和数量都提前备好,然后等仓库人员领用;
这两种领料的方式在系统里边就是对应的,领料制根据实际领料直接作领料单,直接减少库存;备料制度根据系统自动生成的工单或者手工的工单打印出来提前备料,备好料的就在工单上面打勾体现,等车间人员拿走,再做领料单从而减少库存
2、了解现有单据和报表
Ⅰ、采购、销售、仓库、生产等部门目前手工单据
单据里边的字段,例如采购单系统里边没有体现的字段,简单的需求是通过自定义字段,复杂的需求是直接把采购合同放在采购单的附件里边.
系统本身的采购流程是有的询价单的,如果企业里边没有询价管理流程,就不用再系统里边体现,直接通过采购单、进货单完成流程实现.
Ⅱ、各部门经常要提交的报表,因为系统的报表功能很强,除了手工下的报表,还要在培训的时候强调,这样让操作人员对上系统更有信心和迫切性.
3、交付作业
系统跟企业实际流程的对应表,各部门手工下单据跟系统单据的对应表.
4、建议事项
Ⅰ、体现顾问的专业性,一些企业现场管理不太规范的地方,给些建议和想法:”这些原材料最好通过建立虚拟仓库管理,这样会更限度得规范材料的数量”,”这个工序的转移最好通过建立新的品号信息,入库领料,让库存更准确同时减少库存的浪费和混乱”其实这些都是我们系统里边的流程,这样一方面让客户感觉到顾问的专业性,另一方面客户在走我们系统流程的时候,更容易接受.
Ⅱ、所有的参观工作都是为了找到企业流程跟软件的相对应.

二、基础资料说明
•   时机
启动大会召开之前或者之后,说明供应商、客户、商品信息.
•   检查项目
手工下三项基本资料的存在形式,;例如手工下资料如果有电子表格,跟资料导入需要的字段有多少相同,方便跟客户沟通,确定大概的时间计划.
•   作业程序
在第一天的工作上不需要把全部字段都要解释,一方面不要让大家感觉到工作很多,另一方面很多字段都是为了方便管理.
1、供应商资料


这些资料都是采购部门一看就明白的,并且是工作量很大的.
2、客户资料:
3、商品资料:

在下次的字段说明里边提前,但是要强调这三个资料的准备最好是按照类别或者以前的习惯放在一起,因为现在没有涉及到编号,类型、等级、地区等资料,这样准备也是方便下次编号和相关信息的安排.
• 交付作业
基本资料完成的时间表
• 建议事项
要给客户建立资料完整性和重要性,但是因为系统本身有导入功能,本来复杂的工作简单化了,让大家重视起来.
三、启动大会召开
• 时机
项目正式启动
• 检查项目
项目组织架构
项目考核方式
• 作业程序
主持人介绍参加会议的人员
项目负责人介绍XXXX公司实施ERP的背景及好处
项目负责人宣布项目成员名单及职位
实施顾问介绍标准实施流程
实施方XX总经理发言

• 交付作业
项目组织架构
项目考核方式
项目实施甘特图
• 建议事项
1、顾问最好把系统整体演示产品流程,一般在前期定项目的时候,很多情况下是下面操作人员没有看到产品,另一方面在演示整体流程的时候,强调手工下跟现在软件不一样,现在重视部门整体考虑,如果前方不做数据,就会导致工作不能正常运行
公用设置和参数的设定在流程培训的时候就可以设定好，例如公用参数、进销存等现场设定，如果有些资料跟客户实际情况没有相关就可以直接不提；
2、强调数据的正确性
3、强调软件的好处,让大家一起有信心做好这件事情.

四、基本资料整理检查
1、仓库信息
现场仓、存货仓、非存货仓、委外仓的区别
2、部门信息
1）树状结构
2）工作中心，跟工艺有关系
2、商品分类、会计分类的设定
1）报表查询的方便，很清晰知道一定类别的商品信息出入库数量和成本都信息，例如存货类报表“出入库明细表”可以通过这样的查询更快捷
2）如果数据是手工录入的，可以通过商品分类跟流水码共同组成商品编码
，基本信息参数中商品信息分类可以设定“商品分类+流水码”
3）在抛砖会计科目的时候，如果一定分类的商品对应的会计科目不一样，则可以指定。例如：会计自动分录设定，商品科目设定，可以根据会计分类设定。
3、性质类型
1）单据设定，如果有要区别单据的分类可以设定，一般情况下不用设定；
2）客户类型、等级、地区
3）供应商类型设定
5、商品信息
1)安全存量、补货倍量、最低补量
2）人工权数、制费权数
这两个数值是为了计算更正确地成本而设计的，如果能够针对某一个特定的商品给其一个值，其他商品根据经验来设定；有些企业在计算成本的时候，是按照商品的价值来区别，价值高的则成本分摊的高，反而价值低的则分摊的低，这样的话每个商品都有自己的一个商品价格，那这个价格可以作为权数，只是可以把所有的商品价格都统一给与除以一个数值，使其权数值减少。很多企业里边在分摊的时候都是按照产品的价值来区别。
3）跟商品信息相关的重点就是BOM，把商品信息导入后，就要把BOM录入进取。
4）批号管理
根据客户的性质，针对机械行业批号没有使用到真正作用，那可以不设置，其他行业根据客户的实际需求来建立。
5）单价
标准价格，如果企业里边要有计划价格，其实也是为了考核，实际价格跟标准价格相比较，那可以在这里边设定好，半成品/产成品等价值在这里设置好后，系统算出来实际成本后根其相比较。
6）价格控制
采购的最高价格和销售的最高价格设置好
4、客户信息
1）信誉额度管理
2）结账日、收款日、票期日期管理
3）结账方式
5、供应商信息
1）结账方式
2）结账日、收款日、票期日期的管理
6、工艺信息
1）工艺信息主要是为了计算计件工资和了解在制数量，所以根据实际情况建立，如果不计算计件工资，可以先粗略管理，也就是不要每到工序都要转移，这样会导致工艺转移的单据量比较大；
2）计件工资模板设置，把特定商品信息对应每个工序的单价录入进去。
7、人员信息
工资的计算需要把人员资料录入进取，可以把人员作为一个员工档案；

五、建立公司帐套和资料的导入
A 时机
资料准备并检查完毕，系统培训之前
B 检查项目
所有资料的完整和合理性
C 作业程序
1、公用参数设定
2、基本信息里边所有资料的导入和录入
D 交付作业
基本信息完整的数据库
E 注意事项
1、资料导入之前需要各个信息的负责人签字确认，给其一定的责任和压力，防止资料在导入后再出现问题
2、根据以前的经验，进销存如果在培训之前先开帐，会导致最后一个月的数据值很不准，因为系统的操作熟悉和数据都会应影响到数据的准确性，所以就针对物流的管理把开账的工作放到培训之后，在前期就可以直接把电脑账代替手工帐；
3、针对跟物流无关的，例如固定资产、会计总帐可以先开账。

六、进销存操作培训
A 时机
电脑帐代替手工帐之前，找到手工下对应的单据，让各个操作人员熟悉系统
B 检查项目
   现行企业流程
C 作业程序（具体功能和操作看相关技术PPT）
1、销售
订单----销货单---蓝字销售发票/销退单—红字销售发票
1）依订单可做分批交货
2）可超交订单,完单订单自动结案
3）允许一张销货单对应多张订单
4 ）允许无订单的销货作业
5）信用余额不足警讯
6）库存量不足警讯
7) 发货管理
8）各库库存可用数量查询
2、采购
采购单---收料单—验收单/收获单---采购发票/退货单---红字采购发票
1）依采购单可做分批进货
2）可超收采购单,完单采购自动结束
3）允许一张进货单对应多张采购单
4 ）允许无采购单的进货作业
5）各库库存可用数量查询
6）采购发票状况查询
3、库存
借出、借出还入单、借入单、借入还出单
拆解单、组合单
盘点
D 交付作业
员工考试通过
E 注意事项
1、根据企业实际情况，把系统规划好，对于系统里边的没有的功能尽量跟客户沟通好，不要出现多余的情况，可以通过附件、自定义的字段来出来特别特殊的问题，也就是说手工下的一些辅助单据来体现和解决；
2、培训根据企业的实际情况没有涉及到的单据，例如企业在实际业务流程中本身没有报价流程，或者说报价流程不重视，在培训的时候，可以直接省略到，前恰的操作和培训以做账为主，等软件运行到一定程度或者帐务很准的时候，再用相关管理性质的单据来提升或者规范管理；

七、操作教学生产
A 时机
生产相关流程作业的操作前期
B 检查项目
现行生产部门的流程
C 作业程序（相关详细培训技术资料参考PPT）
1、 BOM、生产管理、物料需求计算
      1）提供多阶的产品架构管理;
      2）提供用料整批更改、删除、新增功能,以利产品结构维护;
      3）可在产品结构中设定用料损耗率,以便实际备料及采购计划时的管理需求,以及提供    产品生产时的用料超耗管制;
      4）可通过物料需求计算自动生成工单和委外单;
      5）可对生产进度进行追踪查询;
2、工艺管理
      1）提供移转单记录材料在生产工艺之间的流转;
2）提供报工单对员工的生产状况予以记录，并作为计件工资计算的依据
     3）可在工艺路线中定义不同的生产工艺路线，不同的产品可以共用相同的生产工艺路线
     4）可通过工单工艺报表对生产工艺进度作追踪
D 交付作业
生产相关部门操作系统考核通过
E 注意事项
1、ERP系统本身的解决思路是物料数量的管理，在生产管理过程中，是企业问题存在的集中点。所以在前期就要跟客户说管理的重点，难点部分需要手工下或者系统提供的报表数据“再使用”，在这里最好不要提到很细致的管理思路。
2、在前期跟客户沟通过程中，也许把管理软件的管理作用过于夸大，这个时候就要把管理软件的相关优点不仅仅是数量的管控，例如BOM里边组成量和底数的概念，就可以让数据更准确，还有有些企业对于考核很重视，工单里的预计用量、实际领用数量的比较就是客户要通过材料的用量来考核员工，或者给工人一定的奖惩措施。
3、工艺管理在ERP系统里边只是数量的变化，如果客户要计算成本，就必须要通过生产管理模块入库来分摊，同时在实施工艺管理的时候，前期最好考虑到单据的工作量。一方面考虑企业的实际情况，哪些物品是需要需要统计数量的，如果不需要的就不用单独做单据；另一方面，如果客户本身没有中间过程控制的概念，那就把控管的点粗放管理，这个时候就会把单据量减少了。例如他们可以直接按照车间来转移，只统计车间的数量，以后随着对系统的熟悉和企业精细化管理，而把中间过程控管更细致。
八、操作系统帐务
A 时机
   财务模块操作前期
B 检查项目
   应收应付、会计总账模块的开账作业所需要的明细账
C 作业程序（相关详细培训技术资料参考PPT）
1、应收应付模块的培训
1）与销售、采购系统及票据系统串连
2）按数量结算销售和采购发票
3）提供预收、预付货款处理功能
4）其它应收、应付款管理
5）提供现收、现付功能
6）发票本管理
7）满足蓝字红字发票处理
2、会计总帐的培训
1）会计科目设置，自动分录科目模板
2）现金流量表的设置
3）提供表结法和帐结法
4）设置符合企业实际情况的财务报表
D 交付作业
财务人员通过财务考核认证，懂财务流程和操作
E 注意事项
1、采购发票和销售发票是结账的依据，不仅仅是真正意义上的发票，采购发票表示应付帐款的成立，同样销售发票表示应收帐款的成立；
2、会计总帐模块的自动分录是前端进销存、生产等模块跟会计总帐之间联系的关键，目前系统是根据自动分录的科目设置，即使很多客户有个性化的会计科目，系统也有客户、供应商、商品科目设定，如果客户除此之外还有其他的科目设定，例如有个客户的需求是针对国外的客户，在生成销售发票的时候，税率不是根据客户的类别来设定，而是同样一个客户，有时候是一种科目，有时候是另一种科目设定，这种特殊的方式，只能是在生成凭证之前自己修正；

九、操作状况检讨及随机检查

A 时机
进销存、生产、财务模块已经操作了1-2天后
B 检查项目
考核题目的出错情况

C 作业程序
1、检查数据，价格、数量
2、检查单据录入的及时情况
3、单据的打印
D 交付作业
数据准确率、单据的及时率，奖惩结果
E 注意事项
1、检查跟数据相关的单据：重点是销货单、销售发票、进货单/验收单、采购发票之类的，这些单据直接影响到了后面的相关的凭证；
2、检查管理性质的单据：例如采购单、订单等，这类单据跟管理相关，影响到领导看报表的准确性，订单里边的预计交货日，预计结账日等，
这些重点字段和数据时影响到了数据的准确性，所以重点检查
3、人员录入的时效性也是很重要，如果人员没有录入会影响到所有相关的操作，对大家熟悉系统也是不利的，如果发现没有根据电脑里的单据记帐，要建立相应的奖惩措施；

十、月底统计报表教学
A 时机
系统运行一段时间，月底要结账，让大家看到相应的统计类的报表
B 检查项目
系统单据录入的准确性和时效性
让项目负责人人针对每个单据直接抽查5%—10%，让各位操作人员重视，以达到统计报表的准确性；
C 作业程序
1、报表的查询功能
2、统计报表的分析
3、检查数据的差错
D 交付作业
统计报表数据的准确率和差错率
E 注意事项
1、重点检查平常影响到数据的报表：销退货统计表、进退货统计表、生产日报表、出入库明细帐等
2、重点检查影响管理性质的报表：订单未出明细表、采购超交明细表、采购未进明细表、补货建议汇总表、生产超耗超领明细表等
3、把报表的查询功能给客户解释情况，让其看到产品报表功能的强大。

十一、盘点调帐
A 时机
库存帐务的调整，月底盘点后开帐
B 检查项目
盘点数据的准确性，让项目负责人抽查部分商品
C 作业程序
      进销存开账单，把库存商品信息的数量和成本开账进去
    D 交付作业
    进销存报表的数据跟盘点的数据相对
   E 注意事项
1、因为实施方法中与以前最大的不同是前期只是在关注单据的操作，没有考虑到数据的准确性，所以在看库存帐务的时候，一定有很多负库存，所以一定要把调整数据调整准确；
2、现场仓的库存如果企业事情情况要管理，也最好建立现场仓库把数值作为开账的依据之一；

十二、月结及成本核算作业
A 时机
库存数量账准确后，需要计算成本和修正工作
B 检查项目
手工帐每个商品信息成本数据相对准确
C 作业程序
1、库存材料成本的开账/录入，成本计算
2、生产成本的计算
3、成本的核准和修正
D 交付作业
1、库存平均成本分析表
2、产品成本分析表
E 注意事项
1、材料成本的计算如果想对准确后不用多调整，如果是差别太大，最好找一下原因，是在不行就可以通过调整的方式把数据调相对准确；
2、生产成本在系统本身的技术模式下面，会跟手工下有一定的差别，但是如果说数据相对准确，并且是商品信息里边人工、制费权数相对符合实际，最好不要太多变动，成本没有绝对准确，只有相对符合实际。

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